Журнал "1 сентября"

Как успевать жить и работать: организация рабочего дня педагога в быстро меняющемся мире

Автор: Дугинова Елена Анатольевна

ГБПОУ «Самарское хореографическое училище (колледж)», г. Самара

Аннотация: В статье рассматривается система гибкого планирования, позволяющая грамотно организовать рабочее время, расставить приоритеты в выполнении намеченных задач.

Ключевые слова: организация рабочего дня, планирование рабочего дня, алгоритм планирования дня, приоретизация задач в списке.

Тематическая рубрика: общепедагогические темы.

Как организовать и проложить верный путь от цели к достижению результатов, между которыми лежит большое количество рутинной работы, и укладываться в плановые сроки? Достаточно поверить в свою организованность, начать планировать, грамотно и вдумчиво, определяя для себя, что будет правильно и работоспособно, а что совершенно не подходит.

План дня должен быть составлен в письменном виде, размещен в Outlook или Excel, на бумажном бланке или ежедневнике. Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Планирование существует, чтобы реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства, и является способом ориентации в изменяющихся обстоятельствах.

Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует максимум 5–7 минут в течение дня, позволит контролировать намеченные к выполнению задачи, правильно расставлять приоритеты, сэкономит часы, а иногда и недели, освобожденные от лишней работы.

Когда лучше планировать рабочий день? В планировании с вечера либо с утра есть свои плюсы и минусы:

— Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

— Планировать день с утра — хорошо сочетается с решением «уточняющих задач», согласованием или подтверждением времени встреч, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач». обстоятельств.

Если вы достаточно много перемещаетесь по городу (преподаете в нескольких учебных заведениях), позаботьтесь о том, чтобы план дня был мобильным. Подойдут небольшой ежедневник или распечатываемый и скрепляемый степлером комплект бланков удобного для вас формата.

Определите, какой из распространенных типов ежедневников больше вам подходит:

— С обзором недели — удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; дает хороший обзор общей картины недели. При большом количестве ежедневных встреч и задач будет не удобен, если только у вас не очень мелкий почерк. Либо вы можете распечатывать отдельный бланк для планирования дня, утром перенося в него встречи из ежедневника и в течение дня фиксируя на этом бланке все возникающие задачи.

— С обзором дня — удобен при большом количестве задач на день; дает возможность детального планирования конкретного рабочего дня. Координировать неделю будет труднее, можно для этого распечатать отдельный бланк с обзором недели для планирования встреч.

Обозначать задачи в ежедневнике можно ручками или маркерами разных цветов. Пример, обычные дела — синим, приоритетные — красным, делегированные — зеленым, неприятные и откладываемые — черным.

Для улучшения планирования можно использовать закладку в ежедневнике. Возьмите лист плотной бумаги или картона, используйте его в качестве закладки в ежедневнике. На этом листе можно:

— выписывать задачи, не привязанные к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

— держать список самых актуальных на данный момент контактов;

— выписывать «темы для размышления», не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития.

Задачи, не привязанные к конкретному дню, можно планировать на специальной закладке или стикерах, прилепляемых к страницам. Это поможет не переписывать такие задачи несколько раз из одного дня в другой. Ключевые задачи полезно вынести на отдельные стикеры или закладку.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

— «Жесткие» встречи — привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»). Для учителя и педагога — это уроки, занятия, проведение которых обозначено в расписании и привязано к определенному времени.

— «Гибкие» задачи — не привязанные к жесткому времени: проверить выполнение домашнего задания, узнать время проведения консультации, педсовета. «Гибкие» не означает «не обязательные», «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать.

— «Бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого срока исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени. Например: подготовиться к презентации.

Алгоритм планирования дня может быть следующим:

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач, не привязанных к точному времени. Если появляется новая задача, дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем ее приоритетность и выполняем.

При планировании «гибких» задач, не привязанных к жесткому времени исполнения, используйте действенные глаголы и четкую формулировку результата. Представлять результат в голове и письменно зафиксировать его в энергичных формулировках — совершенно разные вещи: поговорить с родителями обучающегося или убедить родителей.

2. Выделите красным 2—3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» время.

При планировании «жестких» встреч обязательно закладывайте резервы времени на:

— дорогу, актуально в больших городах (нужен дополнительный резерв на пробки);

— вспомогательные дела (вошел, подготовился; сложил ноутбук в портфель, оделся);

— организационные нестыковки: контрольно-пропускной режим.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполните гибкими задачами. При планировании рабочего дня, оставляйте 40% времени в качестве резерва. Это позволит быть готовым к изменению плана, выполнению внезапно поступивших заданий.

После того как список задач составлен, необходимо разметить его по приоритетности. Приоритетные дела — то, что мы сделаем в первую очередь. Наиболее приоритетными будут следующие типы дел:

— Безотлагательные — критически значимые для основных процессов, жизненно важные.

— Уточняющие задачи — выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня: «узнать время встречи с родителями», «уточнить, необходима личная встреча или достаточно телефонного разговора». Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день. Сюда можно отнести задачи, «запускающие» работу подчиненных или коллег над делегированными задачами: «дать указания Иванову по проекту». Это позволит малым количеством ваших усилий заметно изменить порядок работы подчиненных и повысить их эффективность.

Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но диктует последовательность выполнения задач. Сначала — уточняющие, затем — жизненно важные, и, если останется время, — все остальные.

Наиболее «времяемкие» из приоритетных задач стоит оценить на предмет необходимого времени для их выполнения. Не запланировать жесткий срок их исполнения, а забюджетировать ресурс времени на них — час, полтора часа. Бюджетировать имеет смысл задачи продолжительностью от 45—60 минут. При планировании встреч, выполнениие бюджетируемых задач на все первоначальные оценки времени всегда закладывайте резервы 20%. Бюджетирование времени позволит более реалистично смотреть на свой список задач и процент его исполнения будет расти.

Система гибкого и грамотного планирования рабочего дня позволяет расставлять приоритеты в выполнении задач, повысить эффективность деятельности, успевать главное, намеченное на день.

Список литературы:

1. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать / Глеб Архангельский. - М.: Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2006 г.

2. Брайан Трейси «Мастер времени». - М.: Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2019 г.

3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок». - М.: Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2019 г.